Princip rada metalnog kancelarijskog materijala u suštini se zasniva na fizičkim i mehaničkim svojstvima metalnih materijala. Kroz konstrukcijski dizajn i tehnologiju obrade, oni postižu funkcije podrške,{1}}nosivosti, skladištenja i zaštite u kancelarijskoj upotrebi. Metalni materijali sami po sebi posjeduju visoku čvrstoću, krutost i stabilnost, što ih čini manje sklonim značajnim deformacijama pod naprezanjem. Ova karakteristika im omogućava da izdrže težinu dokumenata, opreme ili kancelarijskih predmeta tokom dužeg vremenskog perioda uz održavanje pouzdanosti celokupne strukture.
U realizaciji ovih funkcija, metalni kancelarijski materijal se često dizajnira uključujući mehaničke strukturne principe kako bi se poboljšala praktičnost i operativna efikasnost. Klizači fioka koriste klizne strukture trenja i valjaka za postizanje glatkog otvaranja i zatvaranja; sklopivi metalni okviri stolova postižu prebacivanje između rasklapanja i sklapanja kroz mehaničku ravnotežu šarki i potpornih šipki; metalni kancelarijski alati kao što su heftalice pojačavaju male sile ruku pomoću poluge za prodiranje i osiguranje papira. Ovi dizajni u suštini koriste prenos i konverziju sile kako bi rad u kancelariji bio lakši i efikasniji.